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Was wäre, wenn

BPS-ONE ein Seismograph, der Veränderungen anzeigt, bevor sie sich negativ auswirken.

Das Rad der Veränderung dreht sich immer schneller und die  Zukunft ist kaum noch planbar. Was heute Erfolg verspricht, kann schon morgen überholt sein. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, künftige Risiken zu mindern. Simulationen können dabei helfen.

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Die Zukunft ist nicht vorhersehbar. Stimmt. Aber man kann sie planen. Vielleicht werden Sie jetzt einwenden, dass viele Zukunftspläne schon wenn sie geschmiedet werden, Makulatur sind. Stimmt auch. Doch es ist ein Merkmal erfolgreicher Unternehmen, dass sie sich dem Wandel nicht nur anpassen, sondern ihn auch gestalten.

Dazu gehört, dass sie zukünftige Chancen identifizieren und  wahrnehmen, aber auch ihre Risiken im Blick behalten. Sie verbinden aktives Zukunftsmanagement mit Risikomanagement. Ein Instrument des Risikomanagements ist die Simulation und die Arbeit mit Szenarien. Damit können Sie die Auswirkungen heutiger Handlungen oder Annahmen auf  Rendite und Risiko in der Zukunft betrachten. Durch intelligente Verknüpfung der im Unternehmen vorhandenen Daten lassen sich Entwicklungen prognostizieren und konkrete Maßnahmen ableiten. Nach Meinung von Experten wird viel zu selten mit Szenarien gearbeitet. Unternehmer sollten sich im voraus überlegen, welche Konsequenzen Veränderungen am Markt, in der Kundenstruktur oder auf Lieferantenseite für sie selbst haben. 

Wissen Sie, wie es sich auf Ihre Liquidität auswirkt, wenn heute Ihr Umsatz um 20 Prozent einbricht?
Können Sie sich ausmalen, welche Auswirkungen es hätte, wenn zwei große Aufträge gleichzeitig storniert würden?
Was würde passieren, wenn heute ein neuer Wettbewerber in den Markt eintritt?
Was würde geschehen, wenn Sie heute ein neues Produkt an den Markt bringen, und sich in drei Monaten herausstellt, dass es floppt oder es kopiert wurde und sich die Käufer das billigere Produkt kaufen?
Dass es dann abwärts geht, sei klar, meinen Sie?
Dazu brauchen Sie keine Simulation?
Mit einer Simulation können Sie die Auswirkungen bis in die Tiefe sehen, bis in jeden Bereich Ihres Unternehmens, denn solche Ereignisse haben Auswirkungen auf das ganze Unternehmen. Die Simulation bewahrt sie im Ernstfall davor, Projekte zu verfolgen, die das Unternehmen gefährden beziehungsweise ein zu hohes Risiko darstellen. Das zahlt sich besonders aus, wenn es um neue Geschäftsfelder oder Investitionen geht. Man muss nicht darauf hoffen, das sich die eine oder andere Entscheidung (hoffentlich) als richtig und positiv erweist, sondern kann sie im voraus in Szenarien durchspielen. So können Marktchancen und -risiken abgeklärt und Geschäftsrisiken rechtzeitig identifiziert und beseitigt werden. 

Doch Simulationen sind auch im alltäglichen Geschäft von
Vorteil. Sie zeigen Ihnen zum Beispiel, was passieren würde, wenn ein fünfprozentige Lohnerhöhung ansteht. Sie können damit durchspielen, welche Auswirkungen es haben würde, wenn Sie zum Beispiel Kosten flexibilisieren, Aufgaben outsourcen oder neue Marketingmaßnahmen planen. Mit den entsprechenden Systemen können Sie solche Simulationen sogar für mehrere Jahre durchführen. 

Zukunft planen 
Mit den Zahlen der Finanzbuchhaltung lassen sich solche
Planspiele kaum durchführen, denn sie liefert nur auf die Vergangenheit bezogene Zahlen. Für Bernhard Rathke, Geschäftsführer des Holzwerks Keck mit etwa 40 Mitarbeitern, war das der Grund, sich mit Businessplansystemen zu befassen: "Wir wollten uns bei der Planung für die Zukunft nicht mehr nur auf Erfahrungswerte und unser Bauchgefühl verlassen. Wir wollten Planzahlen für die Zukunft haben als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen." Heute möchte der Unternehmer sein seit 2005 installiertes Businessplansystem nicht mehr missen. Er und sein Prokurist Hermann Rentschler schätzen unter anderem die Möglichkeit zur Simulation. Man könne damit abbilden wie sich Marktveränderungen oder eben unternehmerische Entscheidungen über die Liquidität bis hin zum Jahresabschluss auswirken würden. In die Plan-Daten könne man verschiedene Maßnahmen einspeisen, zum Beispiel Einsparmöglichkeiten in einzelnen Bereichen, und dann sofort sehen, welche Auswirkungen sich daraus ergeben. Auch bei der Investitionsplanung spiele das  System eine Rolle: "Mit ein paar Mausklicks wird ersichtlich, welche Auswirkungen die Investition zum Beispiel auf Abschreibungen oder Lohnkosten haben wird", so Rathke. "Wir sehen, wann der Break-Even erreicht wird oder ob sich die Investition überhaupt lohnt." 

Eine Entscheidung, die in vielen Unternehmen immer wieder
ansteht, ist die Frage der Kapazitätserweiterung, wenn es boomt. Lohnt es sich, Mitarbeiter einzustellen, mehr Schichten zu fahren oder in neue Maschinen zu investieren? Mit Simulationen können Sie sehen, wie sich mögliche Maßnahmen auswirken, welche Kosten auf Sie zukommen und ob dann vom großen Boom oder Auftrag überhaupt noch etwas übrig bleibt. Auch die Frage, was passiert, wenn es keine Folgeaufträge gibt oder der Boom zu Ende geht, lässt sich mit einer Simulation klären. In Krisensituationen können Simulationen ebenfalls helfen, den Boden unter den Füßen nicht zu verlieren. Sie zeigen, wie sich Adhoc-Maßnahmen auswirken, ob die Wirkung ausreichend ist oder ob weitere
Maßnahmen ergriffen werden sollten. 

Unternehmerische Entscheidungen absichern
Mit Simulationen kann abgebildet werden, wie hoch die
Risiken sind, die unternehmerische Entscheidungen mit sich bringen, aber auch welche Chancen enthalten sind. Dabei spielt die Qualität der Annahmen eine entscheidende Rolle. Die Berechnungen sind nur so gut, wie die Zahlen, auf denen sie basieren. Je weiter voraus Sie in die Zukunft planen, desto größer werden die Möglichkeiten und Unwägbarkeiten. Heutige Bedingungen verlieren in der Zukunft immer stärker an Bedeutung. Denken Sie nur daran, wie der iPod die
Musikindustrie revolutioniert hat, oder die DVD der  Videokassette den Garaus gemacht hat. Deshalb empfiehlt es sich auf jeden Fall, mit mehreren Szenarien zu arbeiten und alle in der Simulation durchzurechnen. Der Aufwand für die Erstellung mehrerer
Szenarien mag hoch erscheinen, doch gerade die immer schnellere Veränderung macht es erforderlich, in Alternativen zu denken. 
Letztlich müssen Sie als Unternehmer die Entscheidung treffen, was Sie tun, welche Ziele oder Projekte Sie weiter verfolgen, welche Sie verwerfen und wo Sie investieren wollen. Simulationen können auch nicht verhindern, dass unvorhergesehene Ereignisse Ihre Berechnungen zunichte machen. Doch sie liefern Ihnen wertvolle Hinweise, die Sie in Ihre Entscheidungen miteinbeziehen sollten. Das bewahrt Sie davor, falsche Entscheidungen zu treffen. Simulationen zeigen die Risiken Ihrer Geschäfte in der Zukunft. 

Das Wichtigste in Kürze 

  • Simulationen zeigen, was möglich ist und wie es sich auf das Unternehmen und auf Rendite und Risiko auswirkt.
  • Simulationen dienen der Absicherung unternehmerischer Entscheidungen und sind ein Instrument des Risikomanagements.
  • Die Qualität der Simulation ist abhängig von Ihren Annahmen.
  • Wichtige Entscheidungen sollten mit mehreren Szenarien simuliert werden.
  • Beziehen Sie in Ihre Annahmen unvorhergesehene
    Ereignisse ein beziehungsweise erstellen Sie ein best-case- und ein worst-case-Szenario.
  • Businessplansysteme erlauben beliebig viele Simulationen.
  • Unternehmen, die über aktuelle Zahlen und eine langfristige Planung verfügen, erleichtern sich die Kommunikation mit den Banken.

BPS-ONE auf der Messe „Where IT works“

Kommen Sie uns besuchen!

Vom 8. bis 10. Oktober findet in Stuttgart die Messe "Where IT works" statt, ein Zusammenschluss von verschiedenen Fachmessen, die sich alle mit Business IT befassen. Auf diese Weise wird die gesamte Unternehmens-IT abgebildet. Zusätzlich wird ein interessantes Rahmenprogramm zu den Bereichen ERP, CRM, ECM und Output Management angeboten. 

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Denzhorn Computer-Service GmbH wird am Gemeinschaftsstand der Wirtschaftsförderung Region Stuttgart (Halle 4, Stand 4E31) das Businessplansystem BPS-ONE präsentieren.

Wir freuen uns über viele Besucher und möchten Sie herzlich
einladen, uns auf der Messe zu besuchen. Am besten machen Sie vorab einen Termin aus, damit wir uns ausreichend Zeit für Sie nehmen können. In diesem Fall stellen wir Ihnen für den entsprechenden Messetag gerne eine Eintrittskarte zur Verfügung.

Kontakt: Katja.Pacholczyk@businessplansystem.de


Transparenz verleiht Sicherheit

Artikel aus der Methodik Bernd Pacholczyk

Unternehmer sollten jederzeit wissen, wo das Unternehmen
steht - heute, morgen und übermorgen. Nur so können sie schnell notwendige Entscheidungen treffen und die Zukunft planen. Dafür ist Transparenz in den Zahlen über alle Bereiche des Unternehmens unabdingbar.

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Viele Unternehmen tun sich schwer damit, ihr Finanzwesen zu
professionalisieren. Manchmal ist es auch einfach nicht mit dem Unternehmen mitgewachsen. Mit Excel-Tabellen und selbst  gestrickten Übersichten versucht man, der Fülle der Zahlen Herr zu werden. Doch das ist oft zum Scheitern verurteilt, weil sich die Zahlen mit den verwendeten Mitteln nicht verknüpfen und nicht für die Zukunftsplanung nutzen lassen. Letztlich führt es dazu, dass
die Geschäftsführung über jede Menge Zahlen verfügt, aber nicht über aussagekräftige. Doch genau die braucht sie, um strategische Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen sicher zu führen. Strukturierte und auf die Bedürfnisse der Geschäftsführung abgestimmte Zahlen, machen das Unternehmen transparent: Negative wie positive Entwicklungen, Chancen, aber auch
heraufziehende Risiken werden rechtzeitig sichtbar. Ersetzen der Excel-Tabellen - die übrigens auch in Businessplanlösungen integriert werden können - und anderer Interimslösungen durch professionelle Businessplan-Software ist heute kein "nice to have" mehr, sondern eine Notwendigkeit. Je stärker die Software auf das Unternehmen und seine Bedürfnisse abgestimmt ist, desto besser. 

Aussagekräftige Zahlen für gute Entscheidungen

Die Frage, die es zu beantworten gilt ist: Was sind aussagekräftige Zahlen?

  • Zahlen, die auf einen Blick zeigen, wo das Unternehmen steht.
  •  Zahlen, die Risiken und Chancen aufzeigen.
  •  Zahlen, die nicht nur die Vergangenheit abbilden.
  •  Zahlen, die Zusammenhänge aufzeigen.
  •  Zahlen, die die Wirkung von Maßnahmen darstellen.
  •  Zahlen,die Transparenz bis in die Tiefe ermöglichen. 

Businessplansysteme, die als Instrument zur Unternehmensführung konzipiert sind, können diese Aufgaben erfüllen. Sie schaffen Transparenz in allen Unternehmensbereichen und stellen so das Unternehmen auf eine sichere Grundlage. Der permanente Vergleich aktueller Ist- mit den Planzahlen erlaubt dem Anwender, Schwachstellen, aber auch Chancen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln. Die Verknüpfung der Zahlen zeigt die Zusammenhänge von Maßnahmen und Wirkungen auf und erlaubt es so, zu kontrollieren, ob die richtigen Maßnahmen getroffen wurden. Durch Prognose beziehungsweise Forecast weiß die Geschäftsführung, was auf das Unternehmen zukommt. Falsche Annahmen können rechtzeitig korrigiert werden. Handlungsmöglichkeiten können durch die Arbeit mit Szenarien im Voraus überprüft werden. Die Verantwortlichen erhalten nicht nur einen aktuellen Überblick und Informationen über die
Vergangenheit, sondern eine Vorstellung der Zukunft und ihrer Risiken.

 Burkard Schrage, Leiter Finanzen und Personal bei der WHW
Walter Hillebrand GmbH & Co. KG aus Wickede, einer Unternehmensgruppe mit aktuell über 400 Mitarbeitern in unterschiedlichen, rechtlich selbstständigen Gesellschaften, beschreibt die Vorteile eines professionellen Businessplansystems: "Für uns ist entscheidend, stets den Überblick über alle Einheiten zu behalten und mit einem vertretbaren Zeitaufwand vernünftig planen zu können. Mit unseren bisherigen Verfahren kostete uns die Planung zu viel Zeit und wurde zu komplex. Darunter litt die Datenqualität. Bei unserem Businessplansystem schätzen wir vor allem die Datenintegrität, die es uns erlaubt, die Auswirkungen der Detailplanung bis in die Management-Konsolidierung zu sehen. Außerdem geben wir nicht nur Zahlen für die Planung ein, sondern das System hilft uns aktiv bei der Planung, indem sich beispielsweise Daten aus separaten Detailplänen leicht einbeziehen lassen. Das ist für uns eine wesentliche Arbeitserleichterung." 

Transparenz im Detail

Der vernetzte Aufbau eines Businessplansystems sorgt dafür,
dass die Software mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen mitwachsen kann. Das ist besonders interessant für kleinere Unternehmen, die sich oft nicht sicher sind, ob ein Businessplansystem nicht ihre Möglichkeiten übersteigt. Unternehmer, die den Schritt gewagt haben, schätzen in der Regel, die Übersichtlichkeit und langfristig betrachtet die Kostenersparnis, denn Transparenz verhindert Fehlentscheidungen.

Integrierte Systeme und ein modularer Aufbau sorgen für
Transparenz in allen Teilbereichen des Unternehmens. Ein konkretes Beispiel dafür ist die Einbindung von Verträgen. In Unternehmen gibt es viele verschiedene Verträge wie Miet-, Kredit-, Leasing- oder sonstige Verträge. Nur selten werden sie zentral verwaltet. Das führt dazu, dass die Kosten und Erträge häufig nicht in vollem Umfang berücksichtigt werden und nicht in die Planungen einfließen. Ein weiteres Beispiel sind die Aufwendungen für Projekte. Die Kontrolle über den Zahlungsverlauf, den Kapitalbedarf und die Liquidität der Projekte ist oft nur fragmentarisch. Innerhalb eines guten Businessplansystems können Projekte verlässlich gesteuert und überwacht und ihr Kapitalbedarf stets aktuell dargestellt werden.

Ein weiterer Vorteil ist die einheitliche und übersichtliche
Darstellung, nicht nur in Tabellen, sondern auch in Grafiken, Texten und Berichten, die jeweils auf verschiedene Empfänger wie Gesellschafter, Bank, Geschäftsführung oder Bereichsleitung abgestimmt werden können. Die Geschäftsführung zum Beispiel braucht schnelle und ausführliche Informationen über das Gesamtunternehmen inklusive aller Töchter und Beteiligungen. Die Software unterstützt in den Bereichen Planung, Prognose und Abweichungsanalysen die Verwaltung von individuellen Ergebnis- und Bilanzstrukturen und unterschiedlichen Kontenplänen je Firma. Währungsumrechnung, manuelle Konsolidierungsbuchungen und eine integrierte Mehrjahresplanung sollten ebenfalls möglich sein.

 Übersicht für den Chef

Ein wichtiges Führungsinstrument ist das, was ich "Chefübersicht" nenne, eine Übersicht, die auf einem Blatt alle wichtigen Zahlen für die Geschäftsführung abbildet, also die wichtigsten Kennzahlen. In dieser Kurzübersicht sollten alle wichtigen Leistungskennzahlen des Unternehmens aus den Bereichen Wachstum, Risiko und Rendite vertreten sein. Welche Kennzahlen Sie dafür auswählen, entscheiden Sie selbst. Dabei sollten Sie beachten, dass alles, was sich auf den anderen Ebenen Ihres Unternehmens abspielt, Einfluss auf die Finanz-Kennzahlen nimmt. Das bedeutet, dass diese Kennzahlen Hinweise darauf geben, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen. Wenn ein neuer Wettbewerber auftaucht oder ein Kunde wegbricht, verändern sich die Umsätze. Ist das Betriebsklima schlecht, wirkt sich das auf die Qualität aus und Sie haben hohe Reklamationskosten. Transparenz in den Zahlen macht es Ihnen leichter, wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um das Unternehmen sicher durch bewegte Zeiten zu steuern. Das schätzt auch Jürgen Lippman, Geschäftsleitung der Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG: "Die Zahlen, Daten und Fakten, die uns die Software liefert, ersparen uns lange Diskussionen und führen zu Maßnahmen, mit denen wir die Erreichung der Unternehmensziele steuern können."

Fünf Gründe für mehr Transparenz in den Unternehmensfinanzen

  1. Sie haben jederzeit einen Überblick über die finanzielle Lage des gesamten Unternehmens.
  2. Voraussetzung ist, dass stets aktuelle Zahlen aus allen Bereichen erhoben und fortgeschrieben werden.
  3. Sie bemerken frühzeitig, wenn es hakt und wo es hakt.
  4. Sie können rechtzeitig gegensteuern und die Wirkung Ihrer Maßnahmen kontrollieren.
  5. Die Geschäftsführung hat eine bessere Grundlage für ihre strategischen Entscheidungen.